Chatbots in Recruitment & HR – de nieuwe partner voor de dagelijkse routine klussen

Bedrijven gebruiken steeds meer en meer Chatbots. Maar wist je ook dat Chatbots steeds meer ingezet worden voor Recruitment en HR? Chatbots worden dus niet alleen maar gebruikt voor externe doeleinden van een bedrijf, zoals marketing, sales of klantenservice, maar ook voor interne processen, zoals het aannemen van kandidaten en het onderhouden van de relatie met de werknemers. Benieuwd hoe? Lees dan zeker deze blogpost en leer hoe Chatbots uitstekend toegepast kunnen worden op de Recruitment en HR van bedrijven.

Chatbots in recruitment

Een goede recruiter is  veel waard vanwege zijn of haar beoordelingsvermogen, bereik en persoonlijkheid. Maar jammer genoeg zijn recruiters veel tijd kwijt aan herhalende routine taken waarin ze deze kwaliteiten niet zozeer kunnen benutten, zoals het inplannen van interviews, het screenen van sollicitanten, sourcing en het sorteren van cv’s. Wanneer er dan een Chatbot ingezet wordt, zorgt dit ervoor dat de recruiters zich meer kunnen focussen op interessantere en crucialere taken, zoals de face-to-face interacties met kandidaten. En recruiters waarderen dit ook, zo toont een recent onderzoek aan dat meer dan 80% van de recruiters van mening is dat sourcing en het afnemen van tests moeten worden geautomatiseerd. En Chatbots kunnen uitstekend gebruikt worden voor deze automatisering, zo kunnen ze één-op-één met kandidaten communiceren via platforms zoals Facebook Messenger of SMS. Chatbots zijn dus goed voor de dagelijkse, repetitieve HR taken. Maar waar moeten we dan precies aan denken?

Verzamelen van gegevens

Een Chatbot kan ingezet worden voor het verzamelen van informatie en gegevens, die ze daarna weer gestructureerd kunnen voorleggen aan de recruiter die dit verder beoordeelt. Dus in plaats van dat kandidaten een lang aanvraagformulier moeten invullen, kunnen Chatbots kandidaten om dezelfde informatie vragen in de vorm van een gebruiksvriendelijk, op tekst gebaseerd gesprek. En terwijl tot 74% van de kandidaten afhaakt na het starten van het aanvraagproces, kunnen Chatbots hun actief eraan herinneren om vragen te beantwoorden en onvolledige informatie in te vullen, in tegenstelling tot een statisch aanvraagformulier waarbij de recruiter hiertoe moet aansporen. Zo hoeven recruiters hier niet meer naar om te kijken. Na het eerste contact kunnen bots statusupdates leveren aan kandidaten, een interview plannen of zelfs kandidaten afwijzen.

Contact onderhouden met kandidaten

Chatbots kunnen verder ook goed gebruikt worden voor het (basis)contact met de kandidaten, zo kunnen ze veelgestelde vragen beantwoorden. En veel kandidaten ervaren dit als prettig, zo ontvangen ze direct een antwoord en de informatie die ze nodig hebben voor het insturen van hun sollicitatie. Maar Chatbots kunnen ook helpen met de uitdaging waar veel recruiters en kandidaten tegen aan lopen: De ongemakkelijke radiostilte tussen het indienen van een cv en het horen van de volgende stappen. Recruiters hebben zelden de tijd om dagelijks tientallen sollicitanten persoonlijk af te wijzen, hiervoor kan een Chatbot goed ingezet worden en zo kan er voor gezorgd worden dat kandidaten al veel sneller iets terug horen. Maar hier houdt het niet bij op, de Chatbot kan ook helpen met het contact met de kandidaten die worden aangenomen en de verdere relatie die daarna wordt aangegaan.

Chatbots in HR

Ook in de Human Resource wereld worden Chatbots veel toegepast op alledaagse, routine taken waardoor de HR afdeling zich kan focussen op arbeidsintensieve en strategische taken waar er normaal minder tijd voor is maar die wel heel cruciaal zijn. Chatbots kunnen namelijk heel goed de informatie aanleveren aan (nieuwe) werknemers, denk hierbij aan informatie over salaris, vakanties, uitgaven en andere HR-gerelateerde zaken. Dit is standaard informatie waarbij een “echte” HR medewerker vaak helemaal niet betrokken hoeft te worden. Een Chatbot maakt de interne communicatie sneller en makkelijker. Maar Chatbots kunnen meer doen dan alleen het simpelweg versturen van informatie.

Beantwoorden van vragen

Door middel van de bots kan ervoor gezorgd worden dat de HR afdeling constant bereikt kan worden via mobiele apparaten. Chatbots zijn namelijk 24/7 bereikbaar en medewerkers zullen altijd direct een gepast antwoord ontvangen op standaardvragen met hulp van de vraag en antwoord functie van de bot. Dit is ook handig voor werknemers die op afstand werken of voor bedrijven met flexibele werktijden, alle werknemers krijgen zo direct toegang tot HR en als ze zich bevinden in een andere tijdzone hoeft dit geen problemen meer te veroorzaken.

 Verzamelen van werknemersgegevens
Chatbots kunnen goed ingezet worden om data van werknemer te verzamelen en analyses te maken die bijdragen aan het creëren van efficiëntere processen. Chatbots kunnen bijvoorbeeld onderzoek doen naar welke vragen werknemers vaak stellen. Door de veelgestelde vragen te analyseren, kan HR bepalen wat er nog onduidelijk is of niet goed werkt en wat er dus nog verbeterd moet worden. Verder kunnen de HR-teams met een Chatbot een tevredenheidsonderzoek uitvoeren en zo efficiënt en snel erachter komen wat de werknemers denken en voelen. En in plaats van dat werknemers eindeloze vragenlijsten moeten invullen, kan de Chatbot ze dagelijks vragen stellen en uiteindelijk zo een formulier invullen.

 Hulp bij de beoordelingen van werknemers

 Jaarlijkse prestatiebeoordelingen lijken het belangrijkste en ook een van de moeilijkste onderdelen van de functieomschrijving van een HR-manager. Dit proces is tijdrovend omdat de HR afdeling maandenlang beoordelingen moet af- en doornemen van alle medewerkers. Alle medewerkers moeten aan het eind van het jaar vragenlijsten, enquêtes en lange formulieren invullen. Dit belemmert weer de productiviteit van een bedrijf, omdat het personeel bezig is met het invullen van vragenlijsten in plaats van zich te concentreren op hun de taken. Het gebruik van bots in HR helpt bij het verzamelen van nauwkeurige gegevens van werknemers, het bespaart tijd en uiteindelijk resulteert het in het verhogen van de productiviteit.

Dus wat kunnen we concluderen?

Chatbots kunnen het Recruitment en HR team natuurlijk niet vervangen en dat is ook iets wat we helemaal niet moeten willen. Chatbots vormen namelijk een hele mooie aanvulling op deze teams en kunnen dagelijkse routine klussen opvangen waardoor het team zich meer kan focussen op persoonlijke, cruciale zaken zoals het één-op-één contact met kandidaten of werknemers.